RubyKaigi2010 の裏側

RubyKaigi2010 の裏側

先日開催された RubyKaigi2010 の中で日本 Ruby の会の会という企画があり、「RubyKaigi2010 レポート班¹がすごい。レポート班の裏側を紹介しない？」という話が出ていました。

レポート班がすばらしかったのはるびま読者の方ならきっとご存知のとおりです。でも実はご存知ではないかもしれないところにもすてきなところが多いのが RubyKaigi2010 なのです。そこで、RubyKaigi2010 チームにはどんな役割の人がいて、どんなことをしていたのか、どんな思いでやっていたのかを少しでも紹介してみようという試みで チームメンバーに自己紹介をしてもらいました。

次回の RubyKaigi のテーマは「最後の RubyKaigi」です。「最後」を考える前に 2010 年の RubyKaigi がどんな風にできあがっていたかの裏側をのぞいてみるのもおもしろいかもしれません。

記入は RubyKaigi2010 チームへ ML でお願いし、このようなお題を出しています。

• どんな役割があるの？
• どんなことをする人なの？
• 会期中にやっていること。
• 楽しいこと
• 大変なこと

RubyKaigi2010 チーム最後の本気が詰まっていて、各者各様の答えになってます。極力、原文の口調を残していますので、RubyKaigi2010 へ行かれた方はどのスタッフが書いたのかを想像しながら読んでみるのも味わい深いかもしれません。RubyKaigi2010 チームメンバーの完全なリストは公式サイトにありますので、あわせてご覧ください。

実行委員長

どんな役割があるの？

一番大きな全体設計というか、指針を決める役割と、何か問題 (トラブル) があったときにエスカレーションされる最後の人という役割があります。

どんなことをする人なの？

大きく 4 つあります。RubyKaigi のテーマを決めること、開催趣意書をかくこと、誰も判断つかないようなことがあれば判断すること、誰も手を出せてない (出せない) ことがあれば拾って何とかすること、です。

会期中にやっていること。

実はあまりありません。あいさつをしたり、エスカレーションされてきた問題 (トラブル) について判断をして、指示を出したりお詫びをしたり自分で何かしたりします。

今年起きた突発的な事態としては、話の流れで RubyGems 会議をしよう、とまつもとさんに言われたので、その場所の確保と準備をしたり、ジュンク堂への人の流れが芳しくないということだったので、その対応策としてトークセッションを企画・開催したりしました。²

楽しいこと

とにかく最終的にはすべて自分で決められること、でしょうか。「俺が RubyKaigi だ」感にあふれた日々を満喫できます。

大変なこと

とにかく最終的には自分で何とかしないといけないこと、でしょうか。大きな事故が起きたり怪我人等が出ていないことは大変ありがたいことです。

運営委員長 / 運営委員長補佐

どんな役割があるの？

RubyKaigi の会期を始められるようにするために必要な段取りをつけて、チームのみんなに作業をお願いしたり調整するのがひとつ。

もうひとつは、会期中のチーム運営。会期のはじめに当日スタッフと実行委員を含めたひとつの「RubyKaigi20xx 運営チーム」のチームビルディングをして、実際に RubyKaigi をチームで運営して、会期を終えたら一期一会のチームを解散させること。

それから、会期後の残務も含めて RubyKaigi をほんとうに終わらせること。

どんなことをする人なの？

事前準備としては、実行委員長やプログラム委員長から「今年は RubyKaigi やれそうですか？」と訊かれたときに「はい」と答えられるようにする係。チームのみんなにお願いしたり、誰も拾えなかった作業を拾います。

会期中にやっていること

心がまえとしては、寄い合い所帯の「おまえら」の一期一会の集まりを「ぼくらはひとつのチームなんだ」と信じつづけること。会場に朝早く着いたことのある参加者の方なら見たことあるかもしれませんが、会期中は毎朝、愚直に運営チームを全員を集めて「朝会」と呼んでいるスタンドアップミーティングをして、そのときどきで何を考えているのかをチームのみんなの顔を見ながら話してます。

会期中に具体的な実務はいまはほとんどサブチームのみんなにお任せしています。じゃあ何をしているのかというと、つつがなく RubyKaigi が進行しているかをひたすら気にしつつ、例外事項が発生したときに判断を下します。時には自分では判断しきれない事案が発生することもあるのですが、そうしたときはプログラム委員長や実行委員長にエスカレーションします。

楽しいこと

RubyKaigi の準備の始まりには、テーマと開催趣意書しかありません。この2つを、実際のイベントとして実装していく過程そのものが楽しいですし、会期前にみなさんが「楽しみだ」と言ってくれることも楽しいですし、会期中にみなさんが「楽しい」って言ってくれることも楽しみですし、終わったあとに「楽しかった」と言ってくれることが楽しいです。

大変なこと

2つあります。1つめは、進行が気になってセッションを集中して聞けないので、みなさんの RubyKaigi の話題についていけないこと。なので、動画やレポート (ありがとうKaigiFreaks!) 、参加されたみなさんのブログ記事をいつも頼りにしております。

2つめは、会期終も残務がけっこうあるのですが、会期を終えると一気にテンションが下がるのでこれがなかなか片付かない、けど片付けないといけないこと (RubyKaigi2010 もそういう意味ではまだ終わってません……) 。

プログラム委員長

どんな役割があるの？

プログラムに文句が出たりしたときに謝る役割です．

どんなことをする人なの？

• プログラムを決めるときに，選考をやりやすくするために，すべての応募を印刷することです．
• プログラムを決めるときに，司会みたいなことをするかもしれませんが，実は他の人がどんどん決めていってくれるので，ほとんど何もしません．

会期中にやっていること。

何もしません．ただ，プログラム中に何か問題があれば謝ります．幸い，まだ謝ったことはありません．

楽しいこと

応募の印刷は MS Word を利用する (Excel を DB にしての差し込み印刷) ので，MS Word の練習になります．

大変なこと

とくにありません．

Super Stars³

どんな役割があるの？

• Ruby会議が国際的な会議となるようにお手伝い

どんなことをする人なの？

• 「Super Stars」という名前の割には地味な活動が多いです。
  • メーリングリストや Ruby 会議へのアナウンス文の英訳
  • 発表スライドの翻訳 (特に英語の発表)
  • 英語での問い合わせの対応

会期中にやっていること

• 発表の IRC 上での同時通訳 (日英・英日)
• 受付での通訳など

楽しいこと

• 色々な人々と話をしたりすることができること
• 発表のスライドの翻訳をすることで事前に発表内容がわかること

大変なこと

• 同時通訳などはある程度の訓練がないとむずかしいこと
  • 会議中は色々な方々にヘルプして頂き、とても助かりました。ありがとうございました。

Team Welcome

どんな役割があるの？

• RubyKaigi の入口として皆さんをお出迎えするのが主な役割です。そんな役割なので今年から「TeamWelcome」という名前がつきました。

どんなことをする人なの？

• メインのお仕事は受付です。チケットを貰って名札とノベルティグッズをお渡しします。会期前の準備段階では、受付のやり方を検討したり、関係者リストを作成したり、手分けをして名札を印刷したり (今年は Attendee のみ業者に発注しました) します。
• その他には「トイレはどこ？」、「お昼どこで食べれるかなあ？」から「コミッターの 〇〇 さんて今日は来てるの？」や、「東京でどこか温泉無いかしら？」といった質問にお答えしたりできなかったりを繰り返す総合案内的なこともしています。
• また、廊下での物販 (今年はジュンク堂さんと Ruby ラーメンの中隆さん) のお手伝いもします。具体的にはサイン会での列整理や、その場に応じてのレイアウトの変更などを行ないます。Lightning Talks の後で中隆さんがドラ娘のサインが欲しいというので、ドラ娘を探してダッシュしたりもしました。
• 今年は企画もメインコンテンツとしてあったので、様子を見て椅子の出し入れを手伝ったりという事もしました。

会期中にやっていること

• とにかく挨拶をします。できるだけ、ひとりひとりの顔を見て「おはようございます」「こんにちは」と言うようにしています。朝、気持ちよく挨拶をして、楽しい一日を過ごしてもらおうという魂胆です。
• また、最終日のクロージング後には「ありがとうございました」とこれもできるだけひとりひとりの顔を見て言うようにしています。

楽しいこと

• 受付周辺には人が集まることも多く、沢山の人と会話を出来ることが楽しいですね。場所柄スーパースター (英語がしゃべれるすごい人達！) が近くにいることも多いため、有名な外タレと気軽に話をすることも可能なおいしいポジションです。
• ホールでセッションをやっている最中は人が少なくなるので、スタッフ同士での雑談もなかなか楽しいです。
• でもやっぱり一番楽しいことは、笑顔で挨拶を返してくれたり、「お疲れ様」、「ありがとう」という言葉をもらえることですね。

大変なこと

• 英語を満足に喋れる人がいないタイミングで海外参加の人から質問をされるときなどは、残念な英語力を駆使して身振り手振りでなんとか頑張ります。ただ、海外参加者の皆さんもこっちが英語が苦手なことも大体理解していただいているようで、日本語でもなんとなく通じちゃったりしています。
• ピーク時の受付では、椅子に座っていると色々と不便なので立って受付をするのですが、それが地味に腰にきます。運営委員長の角谷さんからは「椅子のない厳しい職場」と言われましたが、ピーク時以外は座ってます。

ホール番長、ホールスタッフ

どんな役割があるの？

講演が行われるホール ( 2010 では大ホールと中ホールの 2 箇所) の仕切りを行う仕事です。「番長」と呼ばれるリーダと、数名のスタッフから構成されます。

どんなことをする人なの？

基本的にホールで行われることに関しては、すべて番長に一任されています。このため、同じ RubyKaigi であってもホールによってその運営はまちまちだったりします。

主な仕事は、司会や講演者のサポート (マイク準備やプレゼン用マシンの接続など) 、質問者へのマイク運びです。その他にも、休憩時間に各種アナウンスや BGM を流したり、スクリーンへの各種情報をコントロールしたり、IRC や Twitter を監視してホールの気温を調整することまで含まれます。

会期中にやっていること

講演がスケジュールどおり順調に流れていれば、けっこうまったり過ごしています。しかし、ひとたびトラブルが発生すると、スケジュールを維持しながら解決の知恵を絞ってすばやく動かなくてはいけません。よくあるのが、講演者の話が長すぎて時間が足らなくなることで、いい感じに話を切り上げてもらわなくてはいけません。過去には、マシントラブルで講演順序を急遽入れ替えたり、次のセッションの講演者を探しまわったり (！) というようなこともありました。

楽しいこと

講演をしっかり聴けるのはいいですね。ステージの上やすぐ横で、著名な Rubyist を間近に見られるし、かわいいドラ娘とお話できたりもします。

大変なこと

やはりトラブルが発生すると焦ります。場合によっては数百人を待たせてしまうわけですから、ちょっとしたプレッシャーです。

KaigiFreaks

録画配信班

どんな役割があるの？

会場外の人も RubyKaigi を楽しめるように、あるいは資料として利用できるように、発表を録画したり、配信します。

どんなことをする人なの？

会期前は、機材の調達、システム構成の設計、運用の設計などを行います。配信用のページを作成するのも私たちの仕事です。また、音声信号については会場の機器とのやり取りが発生するので、その調整も行います。会場入り後は録画配信用のネットワークを準備し、録画と配信に必要な機材を設置、接続します。

会期中にやっていること。

録画については、セッションの開始、終了にあわせて録画を開始したり停止したりします。今年はエンコード、アップロードまで会期中にしてしまいました。配信については、音声や映像が適切に配信されているかモニターしています。視聴者からのフィードバックもチェックし、調整が必要な場合は行います。

楽しいこと

会場最前列、最も良い場所でひたすら発表を聞くことができます。また、会場外から画質や音質についてお褒めの言葉を頂けたり、会場の内外でやり取りがおこるととても嬉しいですね。

大変なこと

録画配信に関しては、発表中は必ず誰かがついて見ていなければいけないので、参加したいセッションに参加できない可能性があります。また、一度きりの発表をできるだけ漏らさず録画、配信しなければならないので、緊張感のあるお仕事です。

ネットワーク班

どんな役割があるの?

発表者、参加者の皆さん、録画配信班にインターネット接続を提供します。

どんなことをする人なの？

会期前は会場と相談しながら無線アクセスポイントの設置数、位置を決定します。ネットワークの配線経路を検討し、必要なケーブル長を計算したり、必要な機材を調達したりします。

会期中にやっていること。

祈りながら状況をうかがっています。会場の方と相談しながら状況を改善するために少しでも出来ることは無いかを検討しつづけています。ネットワーク譲り合ってご利用いただけるようお願いを続けたりもします。

楽しいこと

安定したネットワーク接続を提供できているとそれだけで幸せなのですが、ここ 2 年は負け続けているので辛いところです。

大変なこと

安定したインターネット接続を多数の参加者に提供するのは技術的にも難しい部分が多く、また、事前のリハーサルが困難なのも悩ましいところです。皆さんの「ネット全然つながらない」という声を心痛めながら受け止めています。

レポート班

どんな役割があるの?

KaigiFreaks として RubyKaigi に参加されてる方だけではなく、都合により参加できない方たちにも RubyKaigi の魅力・楽しさをお伝えします。

どんなことをする人なの?

名前の通り「レポート」を書きます。RubyKaigi2010 では直前特集号として、RubyKaigi2010 の見所やセッションの概要などをるびまの上で週刊連載でお届けしました。今年は参加者のしおりとして、参加者への諸注意を伝える役割も果しました。メインとしては会期中の「当日レポート」があります。RubyKaigi2010 の発表を直接聞き、なるべく早くレポートをまとめ gihyo.jp 上で公開します。

会期中にやっていること

会期中は、各担当の発表を直接聞きに行き、空き時間などを使いレポートにまとめ逐次公開していきます。当日レポートなのでなるべく早く公開することももちろんですが、文章の読み易さ、内容の正しさなどにも気をつけるようにしています。

楽しいこと

レポート班は当日スタッフでありながら、発表を聞ける立場にあるので楽しく発表を聞くことができました。また、直前特集号や当日レポートを読んでくれた方から褒めて頂けるととてもうれしいです。

レポートを担当するにあたって、発表について事前の予習を行うのも、レポート班ならではです。開催直前には「この発表を聞くのが本当に楽しみだ！」といった会話が、メンバー間に溢れていました。レポート班は、誰よりも RubyKaigi を心待ちにできる仕事と呼べるかもしれません。

大変なこと

発表は英語の発表もあるので、その点でとても苦労しました。また、技術的に難しい話だったりすると自分の理解が追いつかずなかなかレポートとしてまとめられないと言うこともあったりします。事前特集号も当日レポートもそれぞれ締め切りが当然あるのですが、その点も結構大変でした。特に当日レポートはスタッフ宿に戻ってからもレポートの続きを書くということをしたりしていました。

デザイン

どんな役割があるの？

ディレクション、制作、制作補助の ３ 役です。

どんなことをする人なの？

主にメインデザインの制作、ノベルティグッズの発注、Webサイトの管理等を行います。その他、フロアマップの制作や写真撮影、各種印刷においては、他チームのみなさんに協力してもらったりしています。

会期中にやっていること。

デザインチームが会期中に行う作業は少ないのですが、メインホールのスクリーンや音響、Webサイトの更新などです。

楽しいこと

フィードバックをたくさんもらえることがうれしいです。みなさんがノベルティグッズを持ってくれている景色をみるのもうれしいです。

大変なこと

盛り込むコンテンツやノベルティの発注数が決まらず、着手が遅れたりすると慌てます。それでもステキなものが仕上がってくると、大変だった事も全ていい思い出になります :)

幹事

どんな役割があるの？

懇親会幹事です。

どんなことをする人なの？

懇親会の調整をしたり、余興を考えたりします。

会期中にやっていること。

懇親会場の人と調整をしたり、スポンサーや出版社の方から懇親会余興景品のご提供をいただく仕事をします。

楽しいこと

スタッフも含めたみなさんが楽しんでいただけることが何よりも楽しいです。

大変なこと

毎日飲まないといけません。鉄の肝臓が必要です。

喫茶自由

どんな役割があるの？

飲み物とコップ、飴の発注のみ。あとは皆さんよろしく！のスタンス。だって、自由だし。

楽しいこと

こっそりネタを仕込むこと。塩飴とブドウ糖はそこそこ反応がよくて (≠好評) よかった。

大変なこと

数量の見積もり。今年は夏だったこともあって、予定の 1.5 倍の速度で消費されたので、慌てて追加購入やリサイクルのお願いをしました。あと、外国人がいっぱい来るイベントでは水が重要ですね。勉強になりました。

会計

どんな役割があるの？

• 予算組み、お金の支払い。前者はキックオフ直後、後者はイベント直前が忙しくなります。

楽しいこと

• お金持ちになった気分になれる
• イベント中は特定の役割はないので結構好きに動ける

大変なこと

• 大金扱うの怖いお；；ミスできないお；；；
• イベント中お酒飲めないお；；；；

その他

• 今年はなるべく現金でのやりとりを減らした結果、今までに比べてかなり楽になりました。Paypal は神。マジおすすめ。

コミュニケーションデザイン

どんな役割があるの？

「RubyKaigi の参加者さん同士の交流を促進すること」を目的とするお仕事です。今年から名前が付きました。

どんなことをする人なの？

今年は「会場設計」「Web 連携」「ツール活用」に取り組みました。

「会場設計」では、会場全体の導線の設計をしたり、コミュニケーションのきっかけとなりそうなものを会場内のあちこちに仕掛けました。RubyKaigi2009 で好評だった「Where are you from?」の地図や「好きなメソッド、言語は？」のポストイットや、歴代 RubyKaigi のノベルティの展示パネルを用意したりしました。「書道」のコーナーでは、誰かが書いた内容に他の誰かがコメントするなど、まさにコミュニケーションが生まれていました。

「Web 連携」では、RubyKaigi に関する Twitter の発言をホールのスクリーンや会場の TV 画面に映し、参加者の声を可視化しました。また、位置情報サービスの Foursquare には RubyKaigi2010 の会場を登録し、どんな人が RubyKaigi2010 に足を運んでいるのかを分かるようにしました。「ツール活用」では、これまでも活用してきた IRC のチャンネル設定などを行いました。

会期中にやっていること。

用意したものの運用を行います。会場を見て、意図したようにコミュニケーションが生まれているか、気にかけます。上手く活きていないものには手を入れて、改善を計ります。

楽しいこと

がんばればがんばった分だけ、嬉しいことが返ってくるお仕事です。事前に想像した通りに、または想像以上に、参加者さんが場に馴染んで、コミュニケーションが活性化している様子に出会えたときは、本当に嬉しいです。

大変なこと

他のチームとの連携が発生することが多く、上手に進めようと思うとなかなか大変です。ですが、これも「他のチームの人と連携して作業できる」と思えばとても楽しくて、やりがいのあるお仕事です。

おまけ : RubyKaigi ではなく RejectKaigi 方面から

RejectKaigi2010 実行委員

どんな役割があるの？

• RubyKaigi にリジェクトされた人とそうでない人のお祭りである、RejectKaigi を開催します
• 参照：http://blade.nagaokaut.ac.jp/cgi-bin/scat.rb/ruby/ruby-list/47278

どんなことをする人なの？

• 会期前に ruby-list や日本 Ruby の会 ML に告知メールを出す
• RubyKaigi 実施中にトーカー募集と選考を行う
• RejectKaigi を仕切る

会期中にやっていること。

• RubyKaigi 会場で RejectKaigi でのトーカーを募る
• トークの選考を行って、一人当たりの発表時間を決める
• RejectKaigi の会場をセッティングする
• RejectKaigi の開始と終了だけは仕切る

楽しいこと

• Reject 感の演出
  • おもてなし感やちゃんと段取り立ててきちんとやってる感を出さずに、てきとう＆だらだら感を醸し出せるように工夫するのはとても楽しかったです。
  • 例えばしっかりとしてないサブプロジェクタを使うとか、募集終了のお知らせ貼り紙は裏紙を再利用したりとか。

大変なこと

• つい普通のイベントのようにきちんとしたり計画したりしてしまわないようにするのが大変でした。

著者について

RubyKaigi2010 チーム。RubyKaigi2010 を開催したり、無事終わらせたり、自分たちも楽しんだりする人たち。アンケートに寄せられるコメントを読んで涙する人もいるらしいというのは内緒。

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